Por Radar LCA | Inteligência para quem decide sobre mobilidade corporativa
Nos últimos meses, a Reforma Tributária deixou de ser apenas um tema da área fiscal para entrar definitivamente na pauta dos gestores de viagens, compras e finanças.
Em abril, o Panrotas destacou que o novo modelo tributário, baseado na CBS e no IBS, começa a exigir que empresas revejam processos, sistemas e controles das operações de viagens corporativas. A implementação inicia em 2026 e seguirá em transição até 2033.
Ao mesmo tempo, especialistas ouvidos pelo Panrotas alertam que, embora o setor de viagens corporativas deva sofrer menos impacto que o turismo de lazer, as empresas precisarão de muito mais controle sobre documentação fiscal, parametrização de sistemas e gestão das despesas.
A mudança vai além dos impostos
Quando se fala em Reforma Tributária, a primeira preocupação costuma ser:
“As viagens ficarão mais caras?”
Essa é apenas uma parte da discussão.
Na prática, o maior desafio será operacional.
O novo modelo exige maior rastreabilidade das operações, adaptação das notas fiscais eletrônicas para CBS e IBS, integração entre fornecedores e maior qualidade das informações utilizadas pelas áreas financeira e fiscal.
Isso significa que uma viagem corporativa passa a gerar informações que precisam conversar corretamente com o ERP, com a contabilidade, com o financeiro e com a área tributária.
“72% dos gestores de viagens declararam ter pouco ou nenhum conhecimento sobre os impactos da Reforma Tributária em sua operação.” Segundo o Panrotas.
O que isso muda para um gestor de viagens?
Durante o GBTA Business Travel Fórum São Paulo, especialistas da Taticca destacaram que o novo sistema exigirá uma revisão profunda de contratos, políticas e processos para garantir o correto aproveitamento de créditos tributários e evitar riscos operacionais.
Na prática, cinco pontos passam a ganhar ainda mais importância:
- conferência fiscal das operações;
- integração entre agência, ERP e financeiro;
- padronização dos processos de aprovação;
- qualidade das informações emitidas pelos fornecedores;
- visibilidade sobre todas as despesas relacionadas à viagem.
Quanto menor o controle, maior o risco de retrabalho, inconsistências fiscais e dificuldades durante auditorias.
O checklist que toda empresa deveria fazer agora
O próprio Travel Managers Group – TMG apresentou cinco frentes prioritárias para 2026, entre elas mapear gastos, revisar cadastros fiscais, renegociar contratos, revisar sistemas (ERP, Expense, OBT e BI) e criar uma força-tarefa multidisciplinar envolvendo Travel, Procurement, TI, Fiscal, Financeiro e Jurídico.
Com base nisso, a LCA recomenda que cada empresa responda às seguintes perguntas:
- Nossa política de viagens está atualizada?
- Os contratos com fornecedores contemplam as novas exigências?
- O ERP conversa com a plataforma de viagens?
- Conseguimos separar claramente despesas com hospedagem, intermediação, fees, eventos e reembolsos?
- Os dados gerados hoje suportariam uma auditoria?
Se alguma dessas respostas for “não” ou “não sei”, vale iniciar essa revisão antes que a transição avance.
E qual é o papel de uma TMC nesse cenário?
Ela precisa garantir que toda a jornada da viagem aconteça dentro de processos consistentes, com dados confiáveis e informações que possam ser utilizadas pelas áreas financeira, fiscal e de controladoria.
É nesse ponto que tecnologia e gestão deixam de competir e passam a trabalhar juntas.
Enquanto as plataformas automatizam a operação, uma gestão especializada ajuda a manter políticas atualizadas, processos aderentes às novas exigências e informações organizadas para que a empresa esteja preparada para um ambiente tributário mais complexo.
O olhar da LCA
Na LCA, acompanhamos as mudanças regulatórias para garantir que nossos clientes tenham uma operação preparada para esse novo ambiente. Isso inclui integração com ERPs, parametrização de políticas de viagens, gestão estruturada de despesas, BI para acompanhamento das operações e processos que fortalecem compliance e governança.
Mais do que emitir viagens, nosso papel é ajudar as empresas a transformar a mobilidade corporativa em uma operação segura, organizada e preparada para os desafios regulatórios dos próximos anos.
Conte com nosso time em mais este desafio!
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